Klient
Klientem jest firma doradcza HR z kilkoma oddziałami w całej Polsce. Samo wdrożenie zostało przeprowadzone we wrocławskiej centrali firmy. Firma posiada swój pion IT, który wspomagał samo wdrożenie rozwiązań w firmie. Z urządzeń korzysta z reguły kilkanaście osób.
Przygotowanie wdrożenia
Klient był obsługiwany od nas od wielu lat. Miał w swojej firmie kilka urządzeń A4 i A3 w tym m.in. kopiarkę Canon IR 3225 oraz Ricoh MP 2510. Oba urządzenia wymagały wysokich nakładów finansowych i docelowo wymiany. Zamiast zakupu nowych urządzeń zaproponowaliśmy firmie znacznie korzystniejsze rozwiązanie czyli wynajem kopiarek.
Wyliczenie kosztów
W związku z tym, że klient był przez lata przez nas obsługiwany, można było bardzo precyzyjnie z poziomu naszego systemu sprzedaży wyliczyć realny koszt , który firma ponosiła na wydruki. Na ten koszt składały się koszty materiałów eksploatacyjnych (tonery, tusze itp) oraz koszty serwisu w tym naprawy, przeglądy oraz części zamienne. Dzięki protokołom serwisowym można było łatwo odtworzyć ilość wykonanych kopii na urządzeniach w ujęciu rocznym .
Propozycja kontraktu – dzierżawy
Klient chciał ograniczyć koszty, wiec zdecydowaliśmy się na dzierżawę urządzeń poleasignowych w tym m.in. maszyn:
- Konica Minolta bizhub 364e (MFP mono A3)
- Ricoh MPC 300 (MFP kolor A4)
- Olivetti PGL 2540 (drukarka mono A4 heavy duty)
Koszty
Koszty szacunkowe wydruku miały pozostać na poziomie niższym o ok 10% niż dotychczas, i co ważniejsze – klient nie ponosił żadnych kosztów w związku z wymianą całości sprzętu w firmie.
Umowa / schemat płatności
Typowym rozwiązaniem w opisywanym przypadku jest ustalenie minimalnej, comiesięcznej opłaty za wynajem urządzeń oraz rozliczenie ew. nadwyżki w na koniec każdego kwartału. Przykładowo można przyjąć, że ustalona kwota wynosiła 500 zł netto miesięcznie do wykorzystania na:
- wydruki/kopie czarno białe w cenie 0,03 zł netto / szt
- wydruki/kopie kolorowe w cenie 0,25 zł netto / szt
Po każdym miesiacu na podstawie liczników urządzęrń sporządzany jest raport, z którego wynika, czy bazowa kwota kontraktu (przykładowe 500 zł netto miesięcznie) została wykorzystana w całości czy też nie. Niezależnie od wyników raportu klient otrzymuje stała comiesięczną fakturę.
Rozliczenie kwartału
Na koniec kwartału przygotowywany jest szczegółowy raport z rozbiciem na poszczególne miesiące. Jeżeli kwota wynikająca z raportu sumarycznie nie przekracza 3 comiesięcznych opłat, to raport zamyka rozliczenie. Jeżeli kwota ta przekracza umówione rozliczenia comiesięczne, to do faktury doliczana jest nadwyżka wynikająca z wycen kontraktowych kopii. Przykład:
- styczeń 470,00 zł (30,00 zł poniżej limitu) – faktura stała 500 zł netto
- luty 450,00 zł (50,00 zł poniżej limitu) – faktura stała 500 zł netto
- marzec 620,00 z (120,00 zł powyżej limitu) – faktura stała 500 zł netto oraz dodatkowo faktura rozliczająca kwartał w kwocie 120,00 – 50,00 – 30,00 = 40,00 zł netto
Jesteście Państwo zainteresowani dzierżawą urządzeń – serdecznie zapraszam do kontaktu z nasza firmą!